Ein zentraler Teil in Odoo ist das CRM-Modul (Customer Relationship Management). Es ist dafür gemacht, Leads zu verwalten und Verkaufschancen im Blick zu behalten. Aber CRM ist nicht gleich CRM. Ich habe mir lange überlegt, wie ich die Struktur aufbaue, damit wir später keine Probleme haben und alles skalierbar bleibt.
Hier ist mein aktueller Fahrplan für die Einrichtung:
1. Die Strategie: Trennung von B2B und B2C
Damit das CRM „weiss“, wo es welche Anfragen hinsortieren soll, fängt alles bei der E-Mail-Adresse an. Um von Anfang an den Überblick zu behalten, habe ich zwei separate Adressen erstellt: eine für B2B (Geschäftskunden) und eine für B2C (Privatkunden).
Warum? Aus Erfahrung weiss ich:
B2B-Anfragen sind oft konkrete Kaufabsichten. Die sollen direkt in die "Pipeline" als Lead, damit wir dranbleiben.
B2C-Anfragen sind am Anfang oft eher allgemeine Fragen („Wie funktioniert das?“, „Geht das auch in Blau?“). Hier ist es nicht immer sinnvoll, sofort einen Verkaufs-Lead zu eröffnen.
2. Teams und Verantwortlichkeiten
In Odoo habe ich passend zu den E-Mails zwei Verkaufsteams eingerichtet. Im Moment bekomme ich zwar noch alle Nachrichten, aber ich baue das System jetzt schon so, als wären wir grösser.
In Zukunft könnte ich das nämlich ganz einfach aufteilen: Meine Frau, die sich in der Thematik ebenfalls bestens auskennt, könnte beispielsweise den B2C-Sektor übernehmen, während ich mich auf B2B fokussiere. Odoo würde die E-Mails anhand der Adresse erkennen und den Lead automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuweisen. Kein manuelles Weiterleiten, kein „Hast du das schon gesehen?“.
3. Wann wird eine E-Mail zum "Lead"?
Das ist eine der wichtigsten Fragen bei der Konfiguration. Auf unserer zukünftigen Hauptwebseite (nicht der aktuellen Coming-Soon-Seite) werden wir verschiedene Formulare haben: Kontakt, Termine und Offerten.
Hier muss das System unterscheiden:
Kontaktformular: Hier kommen oft reine Rückfragen. Diese führen nicht zwingend zu einem Verkauf, daher macht es keinen Sinn, hierfür immer automatisch einen Lead im CRM zu erstellen – das würde die Pipeline nur verstopfen.
Offerten & B2B-Termine: Wer hier klickt, hat eine Absicht. Diese Anfragen landen direkt als Verkaufschance in der Pipeline.
4. Mail-Server: Vorsicht bei der Einrichtung
Damit das alles klappt, muss Odoo die E-Mails abholen und verteilen können. Ein technischer Rat an dieser Stelle: Arbeitet mit Aliasen.
Man kann in Odoo fast überall eine E-Mail definieren (im CRM, in Projekten, im Helpdesk). Ich empfehle dringend, ein zentrales Postfach zu nutzen und mit Aliasen zu arbeiten, die die Mails in die entsprechenden Kanäle in Odoo leiten. Wenn man für jeden Odoo-Kanal ein echtes, eigenes E-Mail-Konto auf dem Server einrichtet, verliert man dort extrem schnell den Überblick. Auch wichtig: Die Hauptadresse der Firma (z.B. info@...) sollte nicht unbedingt direkt von Odoo "verschluckt" werden. Auch hier ist ein Alias oft die sauberere Lösung.
5. Testen und Ausblick
Ich habe die Konfiguration jetzt abgeschlossen. Der nächste Schritt ist das ausgiebige Testen: Was passiert, wenn eine Mail an Adresse A geschickt wird? Landet das Formular B wirklich in der Pipeline C?
Sobald das steht, geht es an den Helpdesk. Denn auch Support-Tickets können Verkaufschancen sein. Das Schöne an Odoo ist: Egal wo man ist, am Ende läuft alles zusammen.